•İÇ TETKİK İL PERFORMANS VE KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ

•TETKİK NEDİR?

Kalite ile ilgili faaliyetlerin ve sonuçlarının planlanan düzenlemelere uyup uymadığının, bu düzenlemelerin amaca ulaşmak için uygun olup olmadığının, bu düzenlemelerin etkin olarak uygulanıp uygulanmadığının, sistematik, tarafsız, dokümanlara ve beyanlara dayanılarak, incelenmesidir.

•KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ TETKİKİ

-Kuruluşun dokümante edilmiş prosedürlere uygun çalışıp çalışmadığını doğrulamak,

-Dokümante edilmiş prosedürlerin ve bunlara uygun olarak yapılan faaliyetlerin etkinliğini tespit etmek,

-Kalite yönetim sistemindeki zayıf noktaları, uygunsuzlukları ve iyileştirmeye açık alanları belirlemek,
-Personelin iyileştirme faaliyetlerine katkısını sağlamak amacıyla iç tetkik faaliyetleri; ilgili prosedürlere uygun olarak, kuruluşun bir bölüm veya prosesinin belirli bir plan çerçevesinde, belirli yetkiye sahip, eğitilmiş personel tarafından incelenerek mevcut uygun veya uygunsuzluk durumlarının tespit edilmesi ve raporlanması faaliyetlerinin bütünüdür.

•Tetkikte Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

Tetkik esnasında tüm dokümanların incelenmesi mümkün değildir. Bundan dolayı tetkikte yalnızca seçilmiş konular incelenebilir. Tetkik görevlilerinin tetkik öncesi bu örneklenme yöntemini açıklaması gerekir.

Tetkik edilen faaliyetten doğrudan sorumlu olanların kendi faaliyetleri ile ilgili tetkik yapmaları uygun değildir
Bir tetkikte objektif delillerin sağlanması için belirlenen şartlara göre kanıtların incelenmesi gerekir. Belirlenmiş şartlar şunlardır:

1.Sözleşmeler: Müşteri tarafından organizasyona bildirilen bu tür gerekler önceliklidir ve bu şartlar tetkik esnasında dikkate alınabilir.

2.Kalite Sistem Şartları: Bu dokümanlarda belirlenen şartlar, kuruluşun yönetimi tarafından uygulanan standartlar esas alınarak belirlenen gerekler olup, bu nedenle tetkik yapılmasında dayanak sağlar.

1.Kalite Yönetim Sistemi Standartları: Bir kuruluşun böyle bir standarda uygunluk istemesi halinde, kuruluşun sisteminin bu standardın gereklerini karşılaması gerekir.

2.Yasal Şartlar: Yasal şartların uygulanması zorunlu olduğundan dolayı tetkik esnasında dikkate alınmalıdır.

3.Belgelendirme Kuruluşunun Kuralları

•TETKİK TİPLERİ

1. İç Tetkik

1.1. Birinci Taraf Tetkiki

2. Dış Tetkik

2.1. İkinci Taraf Tetkiki

2.2. Üçüncü Taraf Tetkiki

1.TARAF: Kuruluşun kendi sistemini tetkik etmesi (İç Tetkik).

2.TARAF: Kuruluşun tedarikçilerini tetkik etmesi.

3.TARAF:Kuruluşun tarafsız bir belgelendirme kuruluşu tarafından tetkik edilmesi.

1. TARAF TETKİKLERİN SEBEPLERİ

•Uygulanan Yönetim Sistem standardının gereği olarak,

•Yönetim tarafından kullanılacak bir kontrol mekanizması olarak,

•Çalışanların sisteme dahil edilmesi için,

•İyi iletişim ve bildirim için,

•Çalışanların bilinçlenmesine yardımcı olması için,

•Sürekli gelişmeyi sağlamak için,
kullanılabilir.

•NEDEN KALİTE TETKİKLERİ YAPILIR

1-Yönetime araç olması, tarafsız değerlendirme esası ile gerçek verilerin sağlanmasına yardımcı olur.

2-Kalite sisteminin gelişmesine yardımcı olur.

3-Kalite sisteminin uygun ve etkin unsurlarını tespit amacıyla yapılır.

4-Kuruluşun hedeflerine ulaşmasında yardımcıdır.

5-Uygunsuzlukların azaltılması, önlenmesi için objektif

6-Kaliteye ulaşmak için uygun hazırlıkların yapıldığı konusunda güvence sağlar.

7-Ürünlerin kullanma uygun ve kullanıcı için güvenli olduğu konusunda güvence sağlar.

8-Kanunların ve mevzuatın yerine getirildiği konusunda güvence sağlar.

9-Gelişme için imkanların belirlenmesine yardımcı olur.

10-Yönetim sistemlerinin statüsü, prosedürleri, metotlar ve eğitim imkanları hakkında önyargılı düşünceleri düzeltir.

11-Dokümanların yeterliliği ve takibi konusunda güvence sağlar.

12-Haberleşmeyi geliştirir, üst yönetime doğrudan rapor sağlar.

13-Sözleşme şartlarının yerine getirilebilirliliğinin doğrulanmasını sağlar.

14-Kalite sisteminin etkinliğinin doğrulanmasını sağlar.

15-Tetkike taraf personele faydalı bir eğitim olur.

16-Çalışanların uyguladıkları faaliyetlerle ilgili sorumluluklarının geliştirilmesine yardımcı olur.

•TETKİK AŞAMALARI

1. HAZIRLIK

Yeterlilik Tetkiki
Tetkikin Planlanması
Tetkik Programının Hazırlanması
Soru Listelerinin Hazırlanması

2. TETKİKİN YÜRÜTÜLMESİ

Açılış Toplantısı
Tetkikin gerçekleştirilmesi
Bulguların gözden geçirilmesi ve raporlama

3. RAPORLAMA

•1. HAZIRLIK

YETERLİLİK TETKİKİ

-Kuruluşun dokümante edilmiş kalite sisteminin ilgili standarda uygun olup olmadığının belirlenmesi için yapılan tetkiktir.
-Yeterlilik Tetkiki dokümanların, standardın maddelerini karşılama durumunu tespit amacıyla yapılır.

•TETKİKİN PLANLANMASI

TETKİKİN PLANLANMA AŞAMALARI

Tetkikin planlanması ile tetkikin yürütülmesi ile ilgili ana aşamalar belirlenir. Tetkiklerin yürütülmesinde öncelikle iki hususun kararlaştırı1ması gerekir.

Tetkikin Amacı

Kalite Yönetim Sistemine uygunluk tetkiki, proses tetkiki, ürün tetkiki yada takip tetkiki olmak üzere tetkikin amacı belirlenir.

Tetkikin Kapsamı

Ürün Siparişinden, teslimata kadar olan proseslerden hangilerinin tetkik edileceği veya uygulanan Standard şartlarından tetkik edilecek olanların tespiti ile tetkik kapsamı belirlenir. 2. taraf tetkiklerde; kapsamı genellikle müşteri belirler.

Tetkikin Planlanması aşamasında yerine getirilecek diğer faaliyetler şunlardır:

1. Tetkik ekibinin Belirlenmesi:

Tetkik birden fazla kişi ile yürütülüyorsa ,ekip liderinin belirlenmesi gerekir. Ekipte yer alan Tetkikçikler tetkik edilecek sistemle ve proseslerle ilgili yeterli bilgi ve tecrübeye sahip olmalıdır.

2. Ekip liderinin Tetkik ile ilgili görev dağılımını belirlemesi

3. İkinci taraf tetkiklerde gerektiğinde saha ziyareti yapılması,

4. Tetkik planının (programının) genel yapısının hazırlanması

5. Ekip liderinin tetkik planı ile ilgili olarak ekibi bilgilendirmesi, detaylı programın hazırlanması, (saatler, bölümler, sorumlular, açılış ve kapanış toplantıları)

6. Gerekirse tetkik planının tekrar gözden geçirilmesi,

TETKİK PLANININ (PROGRAMININ) HAZIRLANMASI

1-Tetkikle ilgili dokümantasyonun incelenmesini takiben,tetkik Plan/Programı ekip lideri tarafından tetkikle ilgili detaylı bilgileri içerecek şekilde hazırlanır. Öncelikle tetkikle ilgili tetkik metoduna karar verilir.

2-Tetkik, belirli bir siparişin takibi şeklinde olabilir (Baştan sona).

3-Tetkik, bitmiş üründen başa doğru olabilir (Sondan başa).

1-Tetkik, belli bölümde bütün faaliyetlerin incelenmesi şeklinde olabilir (Yatay tetkik).

2-Tetkik , belli bir problemi çözmek için tüm İhtimalleri araştırılması şeklinde yapılabilir(Kombinasyon).

3-Tetkik , planı ve amacı olmaksızın rast gele yürütülebilir ( Serbest Yürütme/ Profesyonel Olmayan).

•SORU LİSTELERİNİN HAZIRLANMASI

Tetkiklerde kullanılan soru listeleri

1-Tetkikin kapsamının belirlenmesi ve sürekliliğinin sağlanmasında tetkik görevlisine yardımcı olur.

2-Tetkik esnasında bilgiye dayalı sonuca erişilmesinde zaman kazandırır.

3-Hatırlatma aracıdır.

4-Kısa ve özlüdür.

1-Genel amaçlı soru listesi olabileceği gibi her bir saha için ayrı soru listesi de olabilir.

2-Tetkik görevlileri ve veya firmanın bu konuda eğitimli personeli tarafından hazırlanır.

3-Tetkikle ilgili tüm konuları kapsar.

4-Tetkikin amacı ve kapsamı göz önüne alınarak hazırlanmalı ve mümkün olduğunca tetkike ait sonuçları yansıtır nitelikte olmalıdır.

TETKİK GÖREVLİSİNİN ROLÜ

İÇ TETKİK GÖREVLİSİ

•Prosedür ve sistemlerin geliştirilmesinde yardımcıdır.

•Sistemi iyi bilir ancak sınırlı yetkiye sahiptir

•Kendi kuruluşu ile ilgili düzeltici önleyici faaliyetler için daha sağlıklı karar verir ve daha fazla özgürdür.

TETKİK GÖREVLİSİNİN NİTELİKLERİ

•Yasal şartlar konusunda bilgili olmalı

•Prosesi anlamalı ve analiz edebilmeli.

•Proseslerin etkileşimlerini anlamalı , ekip çalışması yapabilmeli .

•Gerektiğinde uzman bir kişi ekipte olmalı

•İYİ BİR TETKİK GÖREVLİSİNİN KİŞİSEL NİTELİKLERİ

Objektiflik : Tetkik görevlileri gerçek verileri tarafsız olarak değerlendirmek durumundadır.
Naziklik: Tetkik görevlisi bir ziyaretçi ve bir misafirdir. Tetkik görevlileri davranışlarında nezaket kurallarına uymalıdır
Pozitiflik: Tetkik. görevlisinin işi, yönetim sisteminin etkinliği ve uygunluğu hakkında değerlendirme yapmaktır. Tetkik görevlisinin görevi karşılaşılan durumlara olumlu yaklaşmaktır. Çünkü, doğru tespit edilen her uygunsuzluk iyileştirme için bir fırsattır.
Analitik Düşünme Yeteneği: Tetkikçi sistemde bulunan herhangi bir uygunsuzluğun sistemin diğer unsurlarını nasıl etkilediğini kavrayabilmelidir. Ayrıca sistem elemanlarının birbiri ile ilişkilerini de kavrayabilmelidir. Tetkikçi sisteme geniş bir perspektiften bakabilmelidir

•İYİ BİR TETKİK GÖREVLİSİNİN KİŞİSEL NİTELİKLERİ

Çalışkanlık: Tetkik görevlileri zor çalışma koşullarına uyum sağlayabilmelidir.
Zamana Uyma: Tetkik planına ve programdaki zamanlamaya uymak profesyonelliğin bir parçasıdır. Geç kalmak ve tetkik edilen tarafı bekletmek can sıkıcı olabilir.
İletişim: Tetkik işinin temelinde iletişim yatmaktadır. Bu nedenle iletişimi bozucu bazı davranışlardan kaçınmak gerekir (Siyaset, din, taraftarlık vb. konularda tartışmak). Tetkikçi iyi bir dinleyici olmalıdır. Diplomatik olmalıdır. İnsani ilişkilerde mesafeyi korumalıdır.
Profesyonel olmak: Tetkik görevlilerinin kendilerine, işverenlerine, tetkik mesleğinin kendisine, meslektaşlarına ve tetkik edilen taraflara karşı çeşitli yükümlülükleri vardır. Bu nedenle tetkik görevlileri her zaman adil olmalı, herhangi bir korku veya iltimas yaratmaksızın buldukları her şeyi tam olarak rapor etmelidir.
Hazırlıklı olmak: Tüm tetkik boyunca tetkik görevlilerinin tetkikin planlanmasından yürütülmesine, bulguların değerlendirmesinden raporlamasına kadar birçok konuda sorumlulukları vardır. Tüm bu işlemleri gerçekleştirebilmek için hazırlıklı olması gerekir.
Prensip Sahibi olmak: Tetkik görevlileri kendi düşünceleri konusunda tamamen açık olmalıdır. Tetkik görevlileri güvenilir olmalıdır.
Kararlı olmak: Tetkik görevlileri tetkikin hedeflerine ulaşmak için amaca yönelik olmalı ve kendi zihnindeki mevcut her tür şüpheyi çözmelidir.
Faydalı olmak: Sistemin etkin ve aksayan yönlerinin ortaya çıkarılması, iyileştirme için fırsatları doğurur. Eğer tetkikçi bir çok küçük ayrıntıyla uğraşmış ise herhangi bir fayda sağlamamış ve hayal kırıklığına yol açmış demektir.

•2. TETKİKİN YÜRÜTÜLMESİ

Açılış Toplantısı
Tetkikin Gerçekleştirilmesi
Bulgularının Gözden Geçirilmesi ve Raporlama

…