DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ FAALİYETLER EĞİTİMİ

Hazırlayan :
Yalçın KILIÇ
Kalite Yönetim Müdürü

DÜZELTİCİ FAALİYET

Problemler ortaya çıktıktan sonra yapılan tedavi edici faaliyetlerdir. Kısaca DF ile ifade edilir.

ÖNLEYİCİ FAALİYET

DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ FAALİYETLERE BAZI ÖRNEKLER

DÜZELTİCİ

Yangın çıktıktan sonra söndürmek
Bozuk ürünü onarmak, hurda etmek
Arıza çıkınca tamir etmek
Müşterileri küstürünce gönüllerini almak
Suyu boşaltmaya uğraşmak

ÖNLEYİCİ
Yangın çıkmaması için tedbir almak
Bozuk ürün olmamasını sağlamak
Koruyucu, önleyici bakım yapmak
Müşterileri küstürmemek için tedbirler almak
Damlaları ve akan delikleri kapatmak

DÜZELTİCİ-ÖNLEYİCİ FAALİYET KARŞILAŞTIRMASI

DÜZELTİCİ FAALİYET

Problemler ortaya çıktıktan sonra yapılır.
Problemin etkisini ortadan kaldırır.
Problemlerin ortaya çıkmasını sağlayan sebepleri düzeltir.
Etkisi kısa sürer. Kalıcı değildir.

ÖNLEYİCİ FAALİYET

Problemler ortaya çıkmadan önce yapılır.
Problemin kendisini ortadan kaldırır.
Problemlerin ortaya çıkmasını sağlayan sebepleri önler.
Etkisi uzun süre devam eder. Kalıcıdır.
Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin her ikisi de gereklidir.
Problemler ortaya çıktıktan sonra daha fazla zarar vermelerini önlemek için düzeltilmeleri gerekir.
Ortaya çıkması muhtemel problemleri çıkmadan önce önlemek gerekir. Bazı problemler sonradan düzeltilse bile etkisi uzun süren zararlar bırakabilir.
Bazı problemler kendini hissettirmeden umulmadık anda ortaya çıkar. Bunu önceden fark edemeyiz. Bir takım tedbirler alarak bunların bir kısmını önlemek mümkün olabilmektedir.

DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ FAALİYETLERİN FAYDALARI

Problemlerin ortadan kaldırılmasını, düzeltilmesini ve Problem oluşmamasını sağlar.
Verimliliği ve kaliteyi arttırır.
Sürekli iyileştirme faaliyetlerine katkı sağlar.
Hataların en aza indirilmesini sağlar. (sıfır hata)
Maliyetlerin düşmesini, karlılığın artmasını sağlar.
Zaman kaybını önleyerek performansın artmasını sağlar.
Sistemin sürekli gelişmesini ve yenilenmesini sağlar.

DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ FAALİYETLER UYGULAMASI

DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ FAALİYETLER NASIL YAPILIR?

DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ FAALİYETLER PROSEDÜRÜ
(PR 8 03)

1.AMAÇ ve KAPSAM

Bu Prosedürün amacı mevcut ve potansiyel uygunsuzlukların sebeplerini ortadan kaldırmaya ve sistemi geliştirmeye yönelik düzeltici ve önleyici faaliyetlerin yürütülmesi için yöntem geliştirmektir.

Bu Prosedür kalite sistemiyle ilgili tüm uygunsuzluklar, iç denetim, dış denetim ve müşteri denetimleri, gözetim ve incelemeler sırasında rastlanılan tüm potansiyel uygunsuzluklar ve firmanın gelişimine yönelik tüm fikir ve öneriler için uygulanabilir. Yazılı veya sözlü müşteri şikâyetleri için de kullanılır.

2.TANIMLAR

DÖF: Düzeltici ve Önleyici Faaliyet
Düzeltme: Tespit edilen uygunsuzluğu ortadan kaldırmak için gerçekleştirilen faaliyet.
Düzeltici Faaliyet (DF): Meydana gelen ürün/hizmet uygunsuzlukları ile müşteri şikâyetlerinin sebeplerini tespit etmek ve tekrarını önlemek için planlanan faaliyetlerdir.
Önleyici Faaliyet (ÖF): Meydana gelebilecek ürün / hizmet uygunsuzlukları ile müşteri şikâyetlerinin, daha meydana gelmeden potansiyel sebeplerini tespit etmek, analiz etmek ve ortadan kaldırmak için alınması gereken kısa veya uzun vadeli tedbirlerdir.

3.SORUMLULUK ve YETKİ

DÖF talep edilen bölüm yöneticisi bu faaliyetleri gerçekleştirmekle sorumludur. İyileştirmeye açık alan tespit eden çalışanlarımız faaliyet isteğinde bulunabilirler.
Bu Prosedürün işleyişinden, DÖF’ lerin sonuçlandırılması ve takibinden Kalite Yöneticisi sorumludur.
Gerçekleştirilen faaliyetlerin etkinliğinin değerlendirilmesi ve sonuçların üst yönetime raporlanması ve YGGT’ na sunulmasından Yönetim Temsilcisi sorumludur.

4. UYGULAMA

a) Genel: Sistem uygunsuzluklarının sebeplerini ortadan kaldırmak için DF yürütülür. Potansiyel uygunsuzlukların sebeplerini ortadan kaldırmak için ÖF gerçekleştirilir.
Aşağıdaki hallerde kalite sistemi dâhilinde DÖF başlatılması gerektiren uygunsuzluklar, potansiyel uygunsuzluklar ve eksiklikler var demektir;
Yapılan düzenli gözetim, muayene ve testlerin sonuçları ile tespit edilen uygunsuzluklar.
Sistemle ilgili uygunsuzluklar ya da potansiyel uygunsuzluklar, kalite kayıtları, süreçler ve operasyonların incelenmesi sırasında tespit edilen uygunsuzluklar.
İç, dış ve müşteri denetimleri sırasında tespit edilen uygunsuzluklar
Değerlendirme sonucuna göre müşteri şikâyetleri, önerileri ve talepleri

HANGİ SEBEPLERDEN DOLAYI DÖF YAZILIR?

Kalite sisteminden sapmalar (prosedüre, talimata uymama)
Uygun olmayan ürünler
İç denetimlerde saptanan uygunsuzluklar
Görev gereklerinin, sorumlulukların yerine getirilmemesi
Toplantı kararlarına uyulmaması
Tedarikçilerle ilgili problemler ve sıkıntılar
İyileştirme önerileri
Belirlenen gerekleri aşırı oranda aşmayan eksiklikler ve benzeri küçük uygunsuzluklar tutanaklar ve raporlar ile çözüme kavuşturulur. Tekrar etme riski bulunmayan bu tür hallerde DF açılmaz.
b) Faaliyet talebi / değerlendirme / yürütme: DÖF talepleri FR 8 01 (DÖF Formu) ile yapılır. Talepte bulunan bölüm / kişi ilgili formun ilk bölümünü doldurur. Bu kısımda yapılması istenen faaliyetin türü (düzeltici, önleyici) işaretlenir. Faaliyeti talep eden kişinin ismi, faaliyeti gerçekleştirmesi istenen bölüm / kişi yazılır. Hatanın / muhtemel hatanın tespit şekli işaretlenir. Uygunsuzluk / muhtemel uygunsuzluk özetlenir. Faaliyet gerçekleştirilmesi istenen konunun ilgili standardın (ISO 9001) hangi maddesine denk geldiği parantez içinde belirtilir. Faaliyetin talep edildiği tarih yazılır.
Talepler Yönetim Temsilcisi tarafından incelenir. Faaliyet yapılması uygun görülenler için gerekli faaliyet yürütülür. Faaliyetin tamamlanması öngörülen tarih yazılır. Bu kapsamda Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin uygulaması sırasında mevcut kalite dokümanlarında revizyon ihtiyacının tespit edilmesi halinde Kalite Yöneticisi tarafından durum değerlendirilir ve gereği yerine getirilir.
Açılan Düzeltici faaliyetlerde öncelikle uygunsuzluğun gözden geçirilmesi (müşteri şikâyetleri dâhil) sağlanır. Hatanın (uygunsuzluğun) temel sebebi belirlenir. Tekrar etmemesini sağlayıcı tedbirlere yönelik ihtiyaç değerlendirilir. Gerekli faaliyetler belirlenerek uygulamaya konulur. Uygulanan faaliyetlerin kayıtları tutulur.
Önleyici faaliyet gerçekleştirilmesi gerekli hallerde; öncelikle muhtemel uygunsuzluklar ve bunların sebepleri belirlenir. Uygunsuzlukların tekrarlanmasını önleyici faaliyet ihtiyacı değerlendirilir. Gerekli faaliyetler belirlenir ve uygulanması sağlanır. Uygulanan faaliyetin sonuçları kaydedilir. Uygulanan önleyici faaliyet gözden geçirilir.
c) Müşteri ve 3. taraf şikâyetleri: DÖF ile ilgili gerekli faaliyetleri talep etmek uygunsuzluğu tespit eden kişiye aittir. Uygunsuzluk, dış bir kurum (müşteri ve üçüncü şahıslar) tarafından tespit edilmişse DÖF başlatmak Kalite Yöneticisinin sorumluluğundadır.
Müşteri şikâyetleri için DÖF başlatılması durumunda, Kalite Yöneticisi yazılı olarak müşteriyi inceleme sonuçları ve uygunsuzluk sebeplerinin ortadan kaldırılması için gerçekleştirilen düzeltici faaliyetler ve alınan tedbirler hakkında bilgilendirir.
d) Sonuçlar ve Takip: Takip, izleme veya denetim işlemleri Yönetim Temsilcisi ya da onun yetki verdiği personel tarafından düzeltici ve önleyici faaliyetlerin yürütüldüğü ve hedeflere ulaşıldığının doğrulanması için yapılır.

…