Aşağıdaki kayıtların kontrolü prosedürü genel hatlarıyla verilmiş alternatif bir prosedürdür. Prosedür kullanım öncesi firma, ürün, proses, kaynaklar ve dokümantasyon sistemi ile entegrasyon sağlamak için kontrol ve gerektiğinde revize edilmelidir.
AMAÇ
Firmamızın kalite yönetim, gıda güvenliği ve firma kalite yönetim sistemlerine entegre edilmiş diğer standartlara ait olan kayıtların tanımlanması, muhafazası, saklama sürelerinin ve iptal olan kayıtların muamelelerinin belirlenmesidir.
SORUMLULUKLAR
Yönetim temsilcisi
Kalite yönetim, gıda güvenliği ve firma kalite yönetim sistemlerine entegre edilmiş tüm standartlara ait kayıtların muhafaza şartlarının ve saklama sürelerinin belirlenmesi, dağıtım ve iptal uygulamalarının tanımlanması, kayıtların etkin olarak kontrol edilmesi ve kontrol uygulanmalarının takibinden sorumludur.
Tüm Birimler
Kalite yönetim, gıda güvenliği ve firma kalite yönetim sistemlerine entegre edilmiş tüm standartlara ait kayıtların bu prosedure gore muamele edilmesinden sorumludur.
UYGULAMA
Kayıtlar yönetim temsilcisi bilgisayarında, ilgili birim dosyalarında veya arşivde kolay erişilebilirlik ve izlenebilirlik sağlanacak şekilde ve herhangi bir şekilde zarar görmeyecek biçimde muhafaza edilir.
Kayıtların saklama süreleri belirlenirken müşteri gereklilikleri, ürün raf ömrü ve yasal zorunluluklarda dikkate alınır. Kayıtların saklama süreleri kayıt saklama listesinde belirtilmiştir. Kayıtların kontrolü ile ilgili bilgiler ve saklama süreleri birimlere bu prosedürün dağıtımı yapılarak iletilir. Saklama süresi dolan kayıtlar yönetim temsilcisi ve muhafaza eden birim tarafından tutanak tutularak imha edilir.
Kayıtlar tutulduktan sonra ve saklama süreleri boyunca değiştirilemez. Eğer kayıtlar üzerinde yapılması zaruri olan herhangi bir değişiklik yapılacak ise ilgili birim amiri ve yönetim temsilcisi ile birlikte değiştirme sebebi incelenir ve uygun görülürse birim amiri parafı ile ve tarih belirtilerek kayıtta değişiklik yapılır. Kayıtlarda yapılan değişiklik sebebi kayıt üzerinde belirtilir ve eski kaydın okunabilir şekilde kalması sağlanır.
